Ideal brezpapirnega poslovanja je vse bližje

8.11.2020 | 08:00

Na že 12. konferenci Mikrografije, ki je v sredo, 4. novembra izjemoma potekala izključno prek spleta, je bila v ospredju digitalizacija poslovnih okolij. Z uvajanjem naprednih poslovnih rešitev za delo z dokumenti in podatki namreč podjetja lahko v celoti izkoristijo potencial zaposlenih, izboljšajo njihovo produktivnost in predvsem, kot pravi slogan podjetja Mikrografija, prihranijo veliko časa.

Udeležence konference je uvodoma nagovoril Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija, ki je izpostavil, da je za podjetja vseh velikosti danes ključno hitro prilagajanje spremembam. In te ta hip narekujejo pretežno digitalno oziroma elektronsko poslovanje – povsod tam, kjer je izvedljivo. »Tudi v Mikrografiji smo nekatere spremembe, npr. delo na daljavo oziroma od doma, uvedli praktično čez noč in ga nato postopno izboljševali in optimizirali. Veseli me tudi odziv drugih podjetij, ki so svoje načrte glede digitalizacije poslovanja ali celo uvedbe brezpapirnega poslovanja hitreje pretopila v prakso.«

Kljub za podjetništvo težkim časom Gaberc ostaja optimist. V podjetju Mikrografija letos pričakujejo za okoli petino višjo rast obsega poslovanja in stabilno finančno poslovanje. Oboje je mogoče prav po zaslugi trdnih partnerstev in močnem povpraševanju po rešitvah za digitalizacijo poslovanja, ki jih ponuja podjetje. Zelo dober pokazatelj zdrave rasti je tudi zaposlovanje novih strokovnjakov.

»Rastemo na vseh področjih. Posebej velik preskok v zadnjem letu pa se je zgodil na področju elektronskega podpisovanja dokumentov, kateremu smo več pozornosti namenili tudi na tokratni konferenci,« je dejal Gaberc.

V nadaljevanju sta ključne trende digitalizacije predstavila Sandi Rožman iz Mikrografije, ki je poudaril nujnost celovitega pristopa k digitalizaciji poslovanja, če želi podjetje doseči sveti gral brezpapirnega poslovanja, tuji gost, Sean McLaughlan iz podjetja Easy Software pa je udeležencem predstavil, zakaj je prav napreden dokumentni sistem odlična naložba v prihodnost zanesljivega poslovanja.

Podpisujte elektronsko, poslujte digitalno

V podjetju Mikrografija so za elektronsko podpisovanje razvili celovito platformo za podpisovanje dokumentov mSign, ki je primerna za splošno uporabo v skoraj vseh panogah. Največji potencial ima v organizacijah, kjer imajo veliko stikov s strankami in vsak dan pripravijo ogromno število dokumentov – na primer v bančništvu, zavarovalništvu, zdravstvu ali telekomunikacijah. Takšne organizacije lahko z uvedbo elektronskega podpisovanja ustvarijo velike prihranke, saj se občutno zmanjša potreba po tiskanju dokumentov, znižajo pa se tudi stroški manipulacije s papirnimi dokumenti, ki jih je treba dostaviti podpisnikom.

»mSign je tehnološko in varnostno preverjena rešitev, primerna za vse, ki želijo papir popolnoma izločiti iz svojega poslovanja. Z njeno pomočjo boste dokumente varno pošiljali v podpis s katerekoli naprave, prav tako pa jih boste lahko kjerkoli in na katerikoli napravi tudi podpisali. S tem boste pomembno olajšali delo tako zaposlenim kot strankam. Končni rezultat bodo nižji stroški poslovanja, obenem pa boste poskrbeli še za zakonsko zahtevano varnost, onemogočili boste naknadno zanikanje verodostojnosti in preprečili nepooblaščen poseg v že overjen dokument,« je ključne prednosti rešitve mSign udeležencem konference predstavil Tadej Drmaž iz podjetja Mikrografija in v nadaljevanju predstavil več tipičnih scenarijev njene uporabe v praksi.

Pot v brezpapirno poslovanje

Da se pot v brezpapirno poslovanje podjetja začne že na vhodnih vratih oziroma vložišču dokumentov, ni skrivnost. Dokumente vseh vrst namreč velja digitalizirati že ob vstopu v podjetje oziroma delovne procese in v nadaljevanju uporabljati le še v elektronski obliki. Rešitev za enostavno in praktično digitalizacijo dokumentov pa sliši na ime mScan – gre za uporabniku prijazno programsko opremo za skeniranje, zajem in validacijo dokumentov. Za podjetja, ki nimajo namenske sprejemne pisarne oziroma vložišča pa Mikrografija nudi storitev mZajem, kjer za pripavo, digitalizacijo, validacijo in distribucijo dokumentov poskrbijo strokovnjaki podjetja Mikrografija. Z integracijo omenjene storitve z dokumentnim in drugimi sistemi lahko podjetja dosežejo bistveno višje zadovoljstvo in produktivnost zaposlenih ter dokumentni red.

Prav dokumentni sistem, kakršen je mDocs, predstavlja temeljni kamen urejene dokumentacije v podjetju. Je živ sistem, katerega cilj sta lažje in hitrejše odločanje ter operativna učinkovitost organizacije. Dokumentni sistem mDocs je vrhunska rešitev, ki jo odlikuje izjemna prilagodljivost in modularna zasnova programske opreme, ki omogoča nadgrajevanje in razširitve skladno z razvojem in rastjo poslovanja. Sistem se enostavno prilagaja različnim tipom in velikostim organizacije, programska oprema pa je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije.

Poslovne dokumente velja tudi zanesljivo in varno hraniti. To nalogo pa prevzema mSef, varna elektronska hramba na ključ, ki je zaposlenim dostopna prek spletnega brskalnika in spletnih storitev ter je tako povsem neodvisna od uporabljene naprave ali platforme ter nudi funkcionalnosti, primerljive z lokalno e-hrambo dokumentov. Podjetja se za mSef in e-hrambo v oblaku odločajo vse pogosteje, razloge za to pa gre iskati v brezšivni integraciji s tretjimi sistemi in odsotnosti visokih začetnih stroškov, ki jih zahteva lokalna postavitev sistema elektronske hrambe in e-arhiva.

O novih možnostih digitalizacije poslovanja – kjerkoli in kadarkoli – pa je udeležence podučil Darko Škerl iz družbe Halcom, ki je izpostavil, da v dobi digitalizacije elektronska identifikacija postaja neizbežno dejstvo v interakcijah zasebnih in poslovnih uporabnikov ter v nadaljevanju delil več nasvetov, kako jo vpeljati v poslovno prakso.

Tehnološko podprto vodstvo za boljše poslovne odločitve

Tako kot zaposleni na vseh položajih, so se z novimi razmerami morala spoprijeti tudi vodstva podjetij. V partnerskem predavanju so predstavniki podjetja Ixtlan Forum d.o.o. predstavili rešitev digitalizacije dela sej uprav in nadzornih svetov, ki jim omogoča, da so vsi deležniki ustrezno informirani in da lahko ključne poslovne odločitve sprejemajo tudi na daljavo.

12. konferenco Mikrografije je z optimističnim tonom in željo, da bo 13. konferenca po vrsti srečna in zopet potekala v živo, sklenil komik Tadej Toš.

www.mikrografija.si

Oglasno sporočilo

Komentiraj prispevek

Za komentiranje tega članka morate biti prijavljeni.

Prijava