dolenjska

Evidenca delovnega časa in registracija odmorov po novem

24.10.2023 | 10:00

Bliža se datum, ko bo potrebno pričeti evidentiranje delovnega časa postalo postalo obvezno. Presenetljivo veliko vprašanj v zvezi s prihajajočo novelo je usmerjena v registracijo odmorov po novem.  18. člen novele ZEPDSV-A, konkretno v njegova 9. točko namreč uvaja novost, in sicer obvezno beleženje izrabe in obsega izrabe odmora.  Zanimivo vprašanje je, zakaj je večina vprašanj, vezanih na odmore, ko pa novela prinaša novosti še na številnih drugih področjih?

Veliko podjetij NE registrira odmorov

Trenutno koriščenje odmorov ureja 154. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki je bil sprejet leta 2006. Le-ta NE zahteva, da se beležita izraba in obseg izrabe odmora. Slednja je namreč zahteva, ki jo prinaša novela ZEPDSV—A in jo bodo morala podjetja izvajati v praksi, začenši z 20. 11. 2023. Gre torej za novost in novosti ponavadi poleg pozitivnih učinkov, prinašajo tudi skrbi, dodatno delo in številna vprašanja.

Pa poglejmo, kako so podjetja odmore registrirala do sedaj. Odgovore smo poiskali v spletni anketi,  v kateri je sodelovalo 34 naključno izbranih obiskovalcev spletne strani www.spica.si. Rezultati so zanimivi, niso pa presenetljivi, saj kažejo, da več kot 50 % podjetij do sedaj ni registriralo odmorov. Ostali registrirajo začetek in konec, 5 podjetij pa ima pravico do odmora zapisano zgolj v pravilnik – torej ni evidenc.

Predgled pogostih vprašanj vezanih registracijo odmorov

Pogosto vprašanje je, ali se pravica do odmora lahko zapiše v pravilnik o rabi delovnega časa? S tem ni nič narobe, zapisi v pravilnik in usklajevanja med delodajalaci in zaposleni so vedno dobrodošli, vendar pa novela ZEPDSV-A zahteva več. Delodajalcu namreč nalaga, da vklučuje evidenca delovnega časa tudi podatek, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju. Ustrezna oziroma urejena evidenca delovnega časa je torej jasna zahteva novele ZEPDSV-A

Veliko podjetij tudi zanima, ali je potrebno regustrirati začetek in konec odmora? Zakonodajalec je v obrazložitvi k spremembi ZEPDSV zapisal, da ne zahteva, da evidenca delovnega časa vključuje čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom. Ključno je, da se v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora, delodajalcu pa je prepuščen način beleženja tega podatka.  Delodajalec bo torej lahko glede obsega izrabe odmora vpisoval uro odhoda na odmor in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju.

Vsekakor pa je najenostavnejši način za dosego skladnosti z novim zakonom na področju evidenc delovnega časa začetka in konca odmora. Na ta način bosta imela tako delodajalec kot delavec natančno evidentirane odmore in vpogled v dejansko stanje.«

Za zaključek naj omenimo še, da je pisna, torej ne digitalna, evidenca dovoljena – ni pa praktična.

Pregled najboljših načinov za registracijo odmorov

Odmori so jasno določeni v ZDR-1, in sicer je njihova dolžina pogojena z dolžino delovnika. Za polni delovni čas (8 ur dela) je zakonsko določeno obdobje odmora 30 min. Za krajši delovni čas, po 65. in 67. členu ZDR-1, ko se dela največ 4 ure/dan, je določenih 15 min odmora. Odmore je mogoče koristiti v več delih, ki se seštevajo.  Odmora ni mogoče koristiti prej kot eno uro po začetku in uro pred koncem dela.

Špicine rešitve za evidenco delovnega časa omogočajo, da se odmore določi glede na dolžino delovnika ter se jih prilagodi vsakem posamezniku ali oddelku. Registracijo odmorov je mogoče omejiti na točno določeno lokacijo, na primer na radij XY km od poslovne stavbe. Pomembno je tudi, da se registracijo odmorov prilagodi naravi delovnega mesta – zato na Špici ponujamo možnost registracij odmorov preko treh kanalov:

- s pomočjo mobilne aplikacije oz. pametnega telefona

- na spletu

-  s pomočjo kartice in terminala

Evidentiranje odmorov na terminalu

Špicin registracijski terminal omogoča nastavitev registriranih dogodkov glede na potrebe podjetja.  Na terminalu se je mogoče registrirati s pomočjo kartiv, telefona and NFC oznake. Terminal avtonomno deluje tudi v primeru izpada povezave, saj samodejno preklaplja med načinoma s povezavo ali brez nje.

Evidentiranje odmorov na mobilnem telefonu

Na mobilne telefonu je registracija odmorov zelo enostavna - zaposleni na preglednem vmesniku določi začetek in ob zaključku še konec malice. Ob vsaki registraciji malice se zabeležijo koordinate GPS, zato vodje vedno vedo, kje so v času malice zaposleni. Prav tako lahko možnost registracije omejite na določene lokacije, denimo na vašo pisarno, skladišče ali celo na domove posameznih zaposlenih. Obvestila o prekoračitvah zakonsko dovoljenega časa za malice lahko zaposleni in njihovi nadrejeni prejmejo po e-pošti. 

Evidentiranje odmorov na spletu

Registracija odmora na spletu poteka preko spletnega vmesnika. Zaposleni se enostavno prijavi v spletno aplikacijo, izbere zavihek malica na začetku in prihod ob zaključku malice. Prav tako lahko možnost registracije omejite na določene lokacije. Tako kot v spletni aplikaciji so tudi tukaj na voljo pregledna poročila in možnost obveščanja v primeru prekoračitev.

‹ nazaj